সিক্রেট রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট: সংগঠন ও পরিচালনার নিয়ম

এখন থেকে, গোপন রেকর্ড পালন - না শুধু প্রকাশ্য কর্তৃপক্ষের বিশেষ ক্ষমতা। আজ গোপন স্ট্যাম্পকৃত এদেশে ডকুমেন্টস প্রায় প্রতিটি প্রধান বাণিজ্যিক প্রতিষ্ঠানের হয়েছে। এই নিবন্ধে আপনি সব বিষয়ে গোপন নথি সুষ্ঠুভাবে সম্পাদনের শিখতে হবে।

নিম্নলিখিত বিষয়গুলি মধ্যে নির্জনতা এর ধারণা

কোন শ্রম কার্যকলাপ একটি উপায় বা গোপন বা গোপনীয় নথি সঙ্গে অন্য সংযুক্ত, সবসময় অসুবিধা, সমস্যা ও ঝুঁকি অনেকটা রাখে। কারণ কী? অনেক কারণ, প্রধান এক যা মধ্যে বস্তাপচা অক্ষমতা competently, কাগজপত্র সঙ্গে কাজ করার নির্জনতা পরা আছে।

একটি শুরুর জন্য এটি নির্ধারণ করতে যে সব একটি রহস্য প্রয়োজনীয় হতে হবে। রহস্য বিভিন্ন অর্থ রয়েছে। একাউন্টে সবচেয়ে সাধারণ সংজ্ঞা নিতে, ধারণা তথ্য এক ধরনের যে শুধুমাত্র মুখের একটি সীমিত সংখ্যক পাওয়া যায় হিসেবে ব্যাখ্যা করা উচিত। রহস্য প্রকাশ করা হয় না করা, এটা গোপন রাখতে হবে। একটি নিয়ম হিসাবে, রহস্য শীঘ্রই হারিয়ে গেছে, এবং তথ্য মানুষ বৃহৎ সংখ্যক উপলব্ধ করা। সেই অনুযায়ী, গোপন বিচারকার্য প্রশাসন অপ্রয়োজনীয় হয়ে যায়।

নির্জনতা

মুহূর্তে নির্জনতা বিভিন্ন মৌলিক প্রকারের। আমরা একটি গোপন অফিস কাজ, একটি উপায় বা রাষ্টীয় বিষয়াবলি সাথে অন্য সংযুক্ত বিষয়ে কথা হয়, সব কাগজপত্র তিনটি প্রধান ধরনের বিভক্ত করা হয়:

• বিশেষ গুরুত্ব;
• টপ সিক্রেট;
• সরকারী ব্যবহার।

এই শ্রেণীবিন্যাস "অবস্থায় অন। সিক্রেটস" 21 জুলাই, 1993 বিশেষ ফেডারেল আইন দ্বারা সংশোধন করা হয়েছে। শকুন প্রতিটি কি ঊর্ধ্বে?

"বিশেষ গুরুত্ব" হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করা নির্জনতা সর্বোচ্চ ডিগ্রী প্রতিনিধিত্ব করে। স্বাভাবিকভাবেই, এই ধরনের একটি অবস্থা প্রতিটি দস্তাবেজের থেকে অনেক দূরে পেতে পারেন। উদাহরণ হিসেবে বলা যায়, রাষ্ট্র বা মানুষের এমন কোনো গোষ্ঠী উল্লেখযোগ্য ক্ষতি বিশেষ গুরুত্ব ঘাড় খোলার ক্ষেত্রে প্রয়োগ করা যায়। যে প্রাসঙ্গিক নথি এই ধরনের থেকে কেন সুরক্ষা।

যেমন "শীর্ষ সিক্রেট" শ্রেণীবদ্ধ রাজ্যের গোপন কিছু বাছাই ধারণকারী নথি নির্ধারিত হয়। কঠোর নিয়ন্ত্রণ যখন এই ক্ষেত্রে কাগজপত্র এই ধরনের সঙ্গে তার আচরণ হলমার্ক।

স্ট্যাম্পকৃত এদেশে "সরকারী ব্যবহার" একটি উচ্চ সুরক্ষার কাগজপত্র প্রদান করে না, তবে, গুরুতরভাবে তাদের ব্যবহার সীমিত করে। গোপন নিম্নলিখিত বিষয়গুলি এই ধরনের ইনস্টল, সাধারণত বাণিজ্যিক কাঠামো হবে।

শ্রেণীবিন্যাস ক্রম

আইন সব classifying জন্য পদ্ধতি একটি রাষ্ট্র প্রতিষ্ঠিত করে। গোপন উপরে নামে। এই দস্তাবেজটি মতে, গোপনে, রাষ্ট্র সাপেক্ষে, অন্তর্ভুক্ত করতে পারে:

• সামরিক গোলক সম্পর্কিত তথ্য;
• অর্থনীতি, প্রকৌশল বা বিজ্ঞান সম্পর্কে তথ্য;
• পররাষ্ট্র নীতি বা তথ্য অর্থনৈতিক গোলকের সম্পর্কে;
• প্রতিগোয়েন্দাপলিশ, কর্মক্ষম এবং অ্যান্টি-সন্ত্রাসী নীতির অনুসন্ধানী কার্যকলাপ, এবং তাই। ঘ সম্পর্কে তথ্য।

কিভাবে কাগজপত্র গোপন রাখা হবে কেন? খেয়াল করা প্রধান বিষয় বিশেষভাবে অনুমোদিত বিশেষজ্ঞদের উপস্থিতি। নির্দিষ্ট দক্ষতার পরিশ্রমী ব্যক্তিদের নির্দিষ্ট সিকিউরিটির নিরাপদ স্টোরেজ বিকাশ। এটা তোলে সবচেয়ে উপযুক্ত নিরাপত্তা শ্রেণীবিন্যাস নির্বাচন, অনুযায়ী যা দিয়ে সেখানে আরও কাজ হয়। বস্তুত, গোপন রেকর্ড পালন - তার কর্মচারী এবং পরিচালকদের সঙ্গে একটি বিশাল গোলক।

নির্জনতা সিস্টেম সংকল্প নীতি

সবচেয়ে উপযুক্ত নির্ধারণের জন্য গোপনীয়তা ডিগ্রী পর্যায়ক্রমে হতে হবে বিশেষ নীতির প্রয়োগ করা হয়েছে। নিম্নলিখিত আলোচনা নিম্নলিখিত বিষয়গুলি একটি রহস্য সংজ্ঞা উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে - সিস্টেম নীতির ওপর। এটা কি?

সিস্টেম পদ্ধতির প্রধান বৈশিষ্ট্য - সামগ্রিকভাবে classifying সমস্যা বিশেষ মনোযোগ। তার প্রধান ফাংশন দুই পারস্পরিক প্রভাব প্রবণতা রাখার হল: একদিকে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য বিস্তার রোধ করা; অন্যদিকে - ভর শ্রেণীবিভাগ এবং অনুবর্তী সমস্যা এড়ানোর জন্য।

কিভাবে অফিসে গোপন রাখার কী? দুটি প্রধান প্রক্রিয়া আছেন: অতিরঞ্জন এবং নির্জনতা এর ন্যূনোক্তি। Overstatement উল্লেখযোগ্যভাবে প্রয়োজনীয় তথ্য আদান প্রদান করতে সম্ভাবনা Narrows, হ্রাস প্রক্রিয়া দুর্বল হয়ে পড়ে।

অন্যান্য নীতিগুলো

আর কি কি নীতি ও গোপন বিচারকার্য নিয়ম আলাদা করা যেতে পারে? সিস্টেম ছাড়াও, এটি বস্তুনিষ্ঠতার লক্ষ মূল্য। বিন্দু কি? আপনি একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ দিতে ফেলেন, তাহলে এটি নিম্নরূপ শোনাচ্ছে: যখন গোপন নথি সঙ্গে তার আচরণ বিষয়ী মতামত এবং অনুমানের সমস্ত প্রকারের দ্বারা পরিচালিত করা যাবে না। এখন পর্যন্ত, নিয়ম একটি নির্দিষ্ট সেট করা আবশ্যক যা অনুযায়ী, এবং প্রয়োজনীয় সকল ব্যবস্থা গড়ে তোলা হবে।

অপ্টিমাইজেশান নীতিকে - গোপন অফিস আরেকটি অপরিহার্য উপাদান। সবচেয়ে ভাল এবং সন্তোষজনক সমাধান হয় - এটার প্রধান খোঁচা যে শ্রেণীবদ্ধ নথি তথ্য অন্তত পরিমাণ। উদ্বৃত্ত তথ্য শুধুমাত্র নিরাপত্তার প্রয়োজনীয় স্তর বিরক্ত হবে।

পর্যাবৃত্ত পরিদর্শন নীতি গোপন নথি ধ্রুবক পর্যবেক্ষণ করা হয়।

গোপন নথি সংশোধনী উপর

ইতিমধ্যে উল্লেখ করা হয়েছে, একটি নথি নির্জনতা ডিগ্রী ডেটার একটি নির্দিষ্ট তালিকা অনুযায়ী নির্ধারিত হয়। পরে নথি শ্রেণীবিন্যাস শ্রেণীবদ্ধ এবং স্টোরেজ নিকট প্রেরণ করিতে হইবে। এটা এই দস্তাবেজগুলি পরিবর্তন করতে সম্ভব?

নির্দেশনা গোপন অফিস কাজ, যা রাজ্য ফেডারেল আইন অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে। গোপনীয়তা, উদ্দেশ্য পরিস্থিতিতে এবং পরিস্থিতির যার অধীনে নথি বিভিন্ন মাত্রায় হয়, পুনর্বিবেচনা সাপেক্ষে একটি নম্বর সংশোধন করা হয়েছে। এটা তোলে উল্লেখ করা উচিত, তবে, যে গোপনতামুক্তি বা পরিবর্তন নথি জন্য নির্দিষ্ট সময়সীমা 30 বছর অধিক হওয়া উচিত। ব্যতিক্রম - একটি বিশেষ interdepartmental কমিশনের সিদ্ধান্ত। একটি শ্রেণীকরণের সঙ্গে কেস হিসাবে, অপসারণ বা নির্জনতা বিশেষ ব্যক্তির গ্রুপ দ্বারা অনুমোদিত তৈরি কমাতে কাজ করে।

গোপনীয় নথি ধ্বংস

একটি গোপন নথির ধ্বংস সিদ্ধান্ত নির্জনতা তার উপর আরোপিত উপর নির্ভর করে। বিশেষ গুরুত্ব বা গোপনতম কোনো প্রশ্নগুলির একটি চিহ্ন দিয়ে ঘাড় আবার interdepartmental কমিশন solves করে। যদি একটি ব্যবসায়িক গোপনীয়তা, একটি সত্তা গোপন নথি, এটি বিশেষজ্ঞ এবং আধিকারিকদের একটি বিশেষ কমিশন আহ্বান করা প্রয়োজন। তাই প্রতিষ্ঠানের বিষয়ে ভাষণ দেবেন ও পরিচালনার অনুমতি দিতে হবে।

ধ্বংস প্রক্রিয়া, সঞ্চালিত সাধারণত তিন বা আরও অনেক বেশি মানুষের গঠিত। কাগজ বিশেষ মেশিন সাহায্যে ধ্বংস - কাগজ রূপান্তর মেশিন। নিবন্ধন ফর্ম একটি চিহ্ন বহন করতে পারে, অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন নির্দিষ্ট করে। আরও বলে রাখা উচিত যে গোপনীয় নথি ধ্বংস অভ্যন্তরীণ জায় বিলুপ্তি পাশাপাশি সম্পন্ন করতে হবে।

ব্যক্তিগত অফিসে বিধি

নিম্নলিখিত আলোচনা কোম্পানি বা অন্যান্য বাণিজ্যিক সত্ত্বা গোপন নথি উপর গুরুত্ত্ব দেয়। যখন গোপন নথি সঙ্গে কাজ কয়েকটি সাধারণ নিয়ম এবং প্রয়োজনীয়তা বিবেচনা করতে হবে। এটা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্ট হাইলাইট করতে সাধ্যমতো:

• আপনি নথি অননুমোদিত ব্যক্তি এক্সেস উপর কঠোর নিয়ন্ত্রণ মেনে চলতে হবে। আমরা কর্মীদের সম্পর্কে কথা বলা হয়। সুতরাং, নিরাপত্তা গার্ড বা নিরাপত্তা সেবা মাধ্যমে প্রতিষ্ঠা করা আবশ্যক।
• এটা তোলে সঠিকভাবে ব্যক্তিদের গোপন নথি সঙ্গে কাজ করার উদ্দেশ্যে এনটাইটেল নির্ধারণ করা প্রয়োজন। তদনুসারে, তারা দিতে হবে, এবং বিশেষ ক্ষমতা।
• একটি স্পষ্ট নির্দেশ (মেমো) গোপন নথি সঙ্গে কাজ করার উন্নত করা উচিত নয়। সকল আরও কাজ এটা দিয়ে কঠোর অনুযায়ী সংগঠিত করতে হবে।
• কর্মীদের সঙ্গে বাণিজ্যিক এবং শিল্প গোপনীয়তার nondisclosure চুক্তি গ্রহণ করা উচিত।
• এটা তোলে শ্রেণীবদ্ধ দস্তাবেজে অ্যাক্সেস প্রাপ্ত করার উদ্দেশ্যে এনটাইটেল ব্যক্তিদের জন্য একটি স্থায়ী আর্থিক ইনসেনটিভ হওয়া উচিত। বিশেষ করে, কোনো গোপন অফিসের কাজ ব্যক্তি নিয়ন্ত্রণের ব্যক্তিগত নেতৃত্বে হতে হবে।

যে সব সাধারণ নিয়ম যখন গোপনীয় বা গোপন নথি সঙ্গে তার আচরণ অনুসরণ করা হবে যে আছে।

গোপন নথি নেভিগেশন বিশেষজ্ঞদের দায়িত্ব

কর্মচারী যারা একে বিভিন্ন কোম্পানিতে, গোপন রেকর্ড ব্যবস্থাপনা এক্সেস আছে কর্তব্য। যাই হোক, সেখানে শ্রেণীবদ্ধ নথি সঙ্গে কাজ করার জন্য মান নির্দেশাবলী যেমন জিনিস আছে। যাইহোক, এটা এখনও সবচেয়ে সাধারণ এবং সাধারণ পয়েন্ট যে প্রতি কর্মচারী যারা গোপন কাগজপত্র সঙ্গে পুলিশ মনে রাখা উচিত চিহ্নিত করা সম্ভব। বিশেষ করে, আমরা যে বিষয়ে কথা হয়:

• কর্মচারী স্টোরেজ, সংরক্ষণ বা নথি নড়চড় জন্য ব্যক্তিগতভাবে দায়ী।
• কর্মচারী, সতর্ক দায়ী এবং অতন্দ্র হতে হবে। অননুমোদিত ব্যক্তিদের দ্বারা কোন প্রচেষ্টা ডকুমেন্টেশন অ্যাক্সেস করতে অবিলম্বে বন্ধ করতে হবে।
• কর্মচারী জানেন এবং কিভাবে গোপন নথি সঙ্গে কাজ করতে হয় তার নির্দেশাবলী মেনে চলতে হবে।

উপরন্তু, আপনি যে বিশেষজ্ঞ না নিষিদ্ধ করা হয় হাইলাইট নয়। এর মধ্যে রয়েছে:

• শ্রেণীবদ্ধ তথ্য অননুমোদিত ব্যক্তিদের দ্বারা পোস্ট;
• ব্যবস্থাপনা অজ্ঞাতসারে অপসারণ, পরিবহন বা পরিবর্তন নথি;
• বিষয় যা কর্মচারী এখতিয়ার আওতায় পড়ে না নথি সঙ্গে পরিচিতকরণ;
• ব্যবস্থাপনা অজ্ঞাতসারে নথি ধ্বংস।

চেহারা গোপন নথি

এটা কি গোপন নথি কভার মত হওয়া উচিত সবচেয়ে সাধারণ তথ্য স্থাপিত করা উচিত নয়। প্রায় কোনো গোপন রেকর্ড ব্যবস্থাপনা বিভাগের নিম্নলিখিত নিয়মগুলি consolidates:

• উপরের ডান দিকের কোণায় - নিরাপত্তা শ্রেণীবিন্যাস;
• এএফসি - জায় সংখ্যা;
• স্ট্যাম্পকৃত এদেশে নিখুঁত নির্জনতা উপরের ডান কোণে থেকে লাল রেখা হওয়া উচিত কাগজপত্র আছে;
• চাদর সংখ্যাযুক্ত এবং থ্রেড অনুস্যূত দিতে হবে।

স্বাভাবিকভাবেই, সেখানে সিকিউরিটিজ এই ধরনের অন্যান্য অনেক প্রয়োজনীয়তা আছে। যাইহোক, উপরে উল্লিখিত মুহূর্ত গোপন নথি প্রায় কোনো ফর্ম সঙ্গে সম্পর্কযুক্ত।