ই-মেইল মাধ্যমে ব্যবসার চিঠিপত্রের নিয়ম। ব্যবসায়িক চিঠি: নমুনা। কিভাবে একটি ই-মেইল পাঠাতে

গত দশ বছর ধরে, ব্যবসা চিঠিপত্র ই-মেইলের মাধ্যমে অপরিমেয় জনপ্রিয়তা অর্জন করে এবং ব্যবসা যোগাযোগ প্রধান পদ্ধতি এক হয়ে ওঠে হয়েছে। আজ একজন ব্যক্তি যিনি বাস্তবে সামাজিক যোগাযোগ ই-মেইল ব্যবহার করবেন করবে খুঁজে পাওয়া কঠিন নয়। এই সত্ত্বেও, অনেক লোক হতাশ হয় কিভাবে একটি ই-মেইল পাঠাতে যাতে সব নিয়ম অনুসৃত হয়েছে? উপযুক্ত চিঠি সাহায্যে হিসাবে প্রাপক প্রেরকের সম্পর্কে একটি ভাল ধারণা গঠন?

এই নিবন্ধটি ই-মেল, ও ব্যবহারিক এই প্রবন্ধে দেওয়া ই-মেইল প্রস্তুতি সঠিক ব্যবসা যোগাযোগ শিখতে সাহায্য করার জন্য পরামর্শ দ্বারা ব্যবসা চিঠিপত্র নিয়ম বর্ণনা করা হয়েছে।

অনেক Just নতুন বার্তার জন্য ডাকবাক্স চেক করতে তাদের কাজ দিন শুরু। কিন্তু, দুর্ভাগ্যবশত, এই পদ্ধতি, তথ্য বিনিময় প্রকোপ সত্ত্বেও অনেকেই জানি না কিভাবে সঠিকভাবে, ব্যবসা চিঠিপত্র ভাষার ব্যবহার করতে যোগাযোগ করতে একটি অনানুষ্ঠানিক ভাবে ই-মেইল গ্রহণ।

ইমেইলের বিতরণ গতি দরুন এটা গুরুত্বপূর্ণ অফিসিয়াল নথি, ফর্ম, অ্যাপ্লিকেশন বিনিময় সমাধা, কিন্তু এখানে যখন ইমেল পাঠানোর মানুষ ভুল করি। অত্যন্ত প্রায়ই এটা যে কোন ফাইল সহ একটি ই-মেইল আদান-প্রদানের প্রস্তুতি যে কোন কারণে সহগামী রচনাগুলিকে গঠন না প্রাপক এবং থিম, যা প্রাপকদের কাজ জটিল করে তুলতে পারে খাপ খায় না। কিভাবে একটি ই-মেইল পাঠাতে এবং ই-মেলের মাধ্যমে ব্যবসা লিখিত যোগাযোগের সব নিয়ম পালন করা: এই প্রবন্ধের উদ্দেশ্য প্রশ্নের উত্তর দিতে?

ইমেল কম্পাইল সকল ক্ষেত্রগুলি পূরণ করা আবশ্যক

ইমেল দ্বারা ব্যবসা চিঠিপত্র বিধি প্রেরক প্রয়োজন যেমন ঠিকানা এবং প্রাপক এবং প্রেরকের নামের সব ই-মেইলে দেওয়া ক্ষেত্র, পূরণ করার জন্য। এটা তোলে অগত্যা যা সংক্ষিপ্ত আকারে পাঠানো চিঠির সারাংশ বর্ণনা করে একটি থিম হিসাবে বর্ণনা করা আবশ্যক। অত্যন্ত প্রায়ই সঠিকভাবে থিম ভাগ্য অক্ষর এবং গতি সমস্যা তাতে সেট আউট সমাধান পাঠানো দ্বারা বর্ণিত। ব্যবসায়িক ইমেল একটি অভিবাদন দিয়ে শুরু হবে - প্রাপকের জন্য সম্মান এই সহজ অভিব্যক্তি সব চিঠিপত্রের জন্য খুবই গুরুত্বপূর্ণ। পরে অভিবাদন টেক্সট, যা বলা হয় "চিঠির শরীর," দ্বারা এবং শেষ অনুসরণ করা উচিত একটি স্বাক্ষর, উদাহরণস্বরূপ, left "শুভেচ্ছান্তে, Brice পিটার Ivanovich।"

ব্যবসা চিঠিপত্র সম্ভাষণ রীতি হ'ল

এই মুহূর্তে আমরা আরও, তার ফোকাস তীক্ষ্ণ উচিত সম্মানের অঙ্গভঙ্গি ব্যবসা যোগাযোগ প্রতি দৃষ্টিভঙ্গি খুবই গুরুত্বপূর্ণ। সর্বাপেক্ষা কাম্য অভিবাদন ফ্রেজ "শুভ সকাল" বা হয় "হ্যালো।" ফ্রেজ "শুভ বিকাল" বা "শুভ সকাল" ব্যবহারে ই-মেইল প্রেরক সীমা, যেমন প্রাপক দীর্ঘ তার প্রাপ্তির পর চিঠি পড়তে পারে ব্যবসা চিঠিপত্র। এছাড়া চলিত ব্যবহৃত এক্সপ্রেশন অভিবাদন ব্যবহার করার জন্য সঠিক নয় নৈমিত্তিক কথোপকথন।

স্বাগত শব্দ বা বাক্যাংশ নাম এবং গোত্রনাম দ্বারা প্রাপকের তৈরি করা উচিত পর যেন প্রেরকের নাম অজানা, এই বিন্দু এড়ানো যাবে। স্বাগত বক্তব্য রাখেন পর চিঠি লক্ষ্য উপস্থাপনায় উপর স্থানান্তর করতে পারেন।

ই-মেইল মাধ্যমে ব্যবসার চিঠিপত্রে সংযুক্তিসমূহ

লেখার মূল উদ্দেশ্য না শুধুমাত্র গল্প এবং বিষয়ের উপস্থাপনা, কিন্তু ফাইলের প্রশাসন লেখা আছে, তাহলে এটি প্রথম স্থানে বস্তু পাঠাতে বিদ্ধ সবচেয়ে ভাল। এটা প্রায়ই ঘটে অনেক shippers, অসতর্কতা কারণে চিঠির টেক্সট প্রশ্ন সারাংশ outlining প্রয়োজনীয় বিনিয়োগ সংযুক্ত করতে ভুলে যাবেন না যে। এই অবহেলা বিরূপ প্রেরকের ব্যবসার ব্যবসায়িক সুনাম প্রভাবিত করতে পারে।

ই-মেইল স্বীকৃত এবং সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত

ব্যবসা চিঠিপত্র ই-মেইল বিধি দ্বারা প্রেরক প্রয়োজন একটি স্বীকৃত ই-মেইল নাম, যা প্রেরকের নাম সম্পর্কে সঠিক তথ্য বহন করতে হবে আছে। খুব সংক্ষিপ্ত এবং না নিরীহ, সরকারি অক্ষর এবং আপিল, বৈদ্যুতিন ঠিকানা উল্লিখিত যখন অনানুষ্ঠানিক এক্সপ্রেশন বা শব্দ, উদাহরণস্বরূপ, ই-মেইল «limon_petya» দেখুন। এটি একটি বয়স্কদের জন্য খুব অসম্ভ্রান্ত দেখায়। ব্যবসার জন্য চিঠিপত্রের একটি আলাদা মেল ঠিকানা তৈরি এবং ইমেল মাধ্যমে ব্যবসার চিঠিপত্রের শিষ্টাচার পালন করা উত্তম।

প্রতিক্রিয়া উপর দ্রুত ফাংশন উত্তর (রেসপন্স) ব্যবহার করা পূর্বে চিঠি

উত্তর দিন ফাংশন বা প্রতিক্রিয়া (সংক্ষেপিত আকারে দেখে মনে হচ্ছে :) পুনরায় ব্যবহারকারী আগের বার্তার প্রেরককে পাঠানো সাড়া একটি দ্রুত উপায় সহায়তা করে না। এই ফাংশনটি একটি প্রদত্ত বিষয়ে ব্যক্তির সাথে পূর্ববর্তী কথোপকথনে পড়তে একটি সার্বজনীন আবেদন হয়েছে। কিন্তু ই-মেইল দ্বারা ব্যবসা চিঠিপত্র নিয়ম, ব্যবসা লেখার বিষয় নামান্তর করতে এ যদি চিঠিপত্রের আলোচনার সময় পরিবর্তিত হয় প্রেরক প্রয়োজন।

একটি ব্যবসা চিঠি পাঠানোর আগে বানান এবং যতিচিহ্ন জন্য মুদ্রণ সংশোধন ক্ষমতা দিতে হবে

ই-মেইল এটা সহজ তথ্য বিনিময় করে তোলে, কিন্তু ব্যবসা চিঠিপত্র রাশিয়ান ভাষার নিয়ম অবহেলা করা উচিত নয়, যেমন ভর্তি উদ্বেগহীন ভুল প্রেরকের বিশ্বাসযোগ্যতা প্রভাব ফেলতে পারে। আগে আপনি একটি ইমেল পাঠাতে গেলে আপনি পাঠ্য বেশ কয়েকবার দেখা উচিত এবং পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে ofograficheskih এবং যতিচিহ্ন ত্রুটির জন্য চেক করুন। তাই আপনি মনোযোগ দিতে হবে শব্দ লাল আন্ডারলাইন অনেক ই-মেইল ক্লায়েন্ট, একটি বানান চেক বৈশিষ্ট্য আছে। সঠিক বানান সন্দেহ থাকলে, আপনি বা বানান অভিধান ব্যবহার বানান পরীক্ষা ইন্টারনেট থেকে সাহায্য চাওয়া উচিত।

প্রাপক ক্ষেত্র গত ঘুরে পূরণ করা উচিত

পাঠানোর আগে পাঠানোর ব্যবসায়িক পত্রের গন্তব্য ঠিকানার অসমাপ্ত বা অসম্পাদিত চিঠি সময়মত সম্পন্ন করা উচিত এড়ানোর জন্য। এই নিয়ম ই-মেইল দ্বারা ব্যবসা চিঠিপত্র বুনিয়াদি অন্তর্ভুক্ত হয়। এটা যে যখন ক্ষেত্র গন্তব্যস্থান ই-মেইল পূরণ পূর্বে প্রাপক দ্বারা ব্যবহৃত একটি তালিকা অফার, এটি অর্ডার না ভুল করে প্রাপক দ্বারা প্রণীত একটি ব্যবসা চিঠি পাঠাতে তাদের ফোকাস তীক্ষ্ণ করা উচিত নয়।

একটি ব্যবসা চিঠি structuring

পাঠ্য স্ট্রাকচারিং নিয়ম না শুধুমাত্র কাগজ কিন্তু ই-মেইল দ্বারা ব্যবসা চিঠিপত্র নিয়ম প্রযোজ্য হবে। এটা সবসময় সুবিধাজনক করার জন্য প্রাপক পর্দায় লিখিত বার্তা বিশাল পরিমাণ পড়া নয়। এই বিন্দু প্রক্রিয়া সহজ পাঠ্য কথাটি ছোট অনুচ্ছেদ গঠিত বিরতি এবং লেখার ব্যবসা চিঠি অত্যাধুনিক টেক্সট প্রস্তাব এড়াতে হওয়া উচিত। একটি ব্যবসা চিঠি একটি একক বাক্যের অনুকূল দৈর্ঘ্য কোন পনের শব্দের চেয়ে বেশি হতে হবে।

ব্যবসায়িক পত্রের সারাংশ যোগ্যতা প্রদান করা উচিত

ব্যবসায়িক পত্রের এই থিম ছাড়াও, একজন প্রাপক আগ্রহী করে এবং স্পষ্ট প্রথম এবং শরীর পাঠের দ্বিতীয় বাক্য প্রণয়ন। প্রেরকের টাস্ক সমস্যা বা ইস্যু যার উপর তিনি প্রাপককে ঠিকানাগুলি লেখার শুরুতে উপস্থিত হয়। প্রথম বাক্য, এটা যার উদ্দেশ্য মনোনীত করা উচিত একটি ব্যবসা চিঠি পাঠানো হয়। নমুনা: "আমরা আপনাকে অবহিত যে চুক্তি 02.01.2017 এর №45 অধীনে দায় পদ," বাল্ক উপকরণ "শেষ হয়ে আসছে নির্বাণ অন। চুক্তি প্রসারিত করার জন্য, আপনাকে নথি একটি দ্বিতীয় প্যাকেজ জমা উচিত। " মনোনীত লক্ষ্য প্রাপক ধন্যবাদ ব্যবসায়িক পত্রের মূল ধারণা উপলব্ধি করতে সক্ষম হয়। অক্ষর অত্যন্ত বড় টেক্সট হন, তাহলে এটি কাজে একটি পাঠ্য নথিতে আকারে বিনিয়োগের একটি ফাংশন সংযোজনের সুবিধা ভাল, কিন্তু একটি টেক্সট বক্স-সঙ্গে প্রবন্ধসহ প্রবন্ধ করে একটি ব্যবসা পত্র উদ্ভাসিত বামে দিতে হবে। নমুনা: "আমি তোমাকে পাঠাচ্ছি চিঠির একটি ইলেকট্রনিক কপি পরিচয় করিয়ে দিতে" ম্যাক-অপারেশন "। দয়া করে নির্দিষ্ট সময়সীমা একটি চিঠি মধ্যে "বাল্ক উপকরণ নির্বাণ অন" চুক্তি 01.02.2017 এর №45 সম্প্রসারণ উপর আপনার সিদ্ধান্ত অবহিত। "

প্রতি ব্যবসা ইমেল সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করা হবে

সেখানে ব্যবসা চিঠিপত্র নেতিবাচক উদাহরণ প্রাপক ব্যবসা পত্র যাই হোক না কেন কারণে উপেক্ষা করে করে। কখনও কখনও এটি আসলে ক্ষেত্রে যেখানে উত্তর নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে কারণে দেওয়া যাবেনা, উদাহরণস্বরূপ, সমস্যা মেয়াদী সমাধান কয়েক দিন সময় লাগতে পারে অথবা প্রাপক চিন্তা এবং অবিলম্বে প্রশ্নের উত্তর করতে পারবে না হতে পারে। এই ক্ষেত্রে, এ বিষয়ে একটি সংক্ষিপ্ত মন্তব্য, উদাহরণস্বরূপ, "হ্যালো, পিটার Ivanovich দেওয়া উচিত। আমি তোমার চিঠি পেয়েছি, কিন্তু আজ এটা কঠিন উত্তর দিতে, কারন আমি উর্ধ্বতনদের সঙ্গে পরামর্শ করতে হবে এটি। আমি আমাদের কোম্পানীর সাধারণ পরিচালক আপনার সমস্যা প্রতিবেদন করবে এবং সপ্তাহ শেষে একটি সরকারী প্রতিক্রিয়া দেব। আপনার বিশ্বস্ত, সেলস ম্যানেজার Belov ইভান Gennadevich। "

এটা তোলে স্মরণ যে যদি কোন প্রতিক্রিয়া তিন কার্যদিবসের মধ্যে দেওয়া হয় যে, আসলে প্রাপক ব্যবসা পত্র নীরবতার অবহেলা বা অস্বীকার যেমন নির্ণয় করা যায় প্রেরক সাথে যোগাযোগ করতে মূল্য।

প্রতিক্রিয়া চিঠি আপ অঙ্কন ইন সব প্রশ্ন উত্থাপিত উত্তর দিতে

চিঠি একটি প্রাপকের সম্বোধন করা হয়েছে, তাহলে চরিত্র নিয়ে প্রশ্ন যখন চিঠি অগ্রাধিকার, যা ব্যবসায়িক চিঠি ফলে টেক্সট উপস্থিত থেকে প্রশ্নের উত্তর প্রদান করা উচিত আপ অঙ্কন করবে। তাহলে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা হয়েছিল, প্রেরক নির্দিষ্ট উত্তর পাওয়ার জন্য প্রত্যাশা করে। চিঠি আপনি যে উত্তরগুলি সংখ্যাযুক্ত করা উচিত নয় আপ অঙ্কন, আপনি শুধু অনুক্রমে চিন্তা প্রকাশ করতে হবে। এই সব প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার জন্য, আপনাকে অবশ্যই প্রথমে পুনরায় পড়তে বেশ কয়েকবার একটি ব্যবসা চিঠি পেয়েছেন প্রয়োজন, এবং অনেকগুলি প্রশ্নের তাহলে তাদের আলাদাভাবে লিখতে নিখোঁজ এড়াতে সবচেয়ে ভাল। এইসব কিছু প্রশ্নের উত্তর প্রদান করতে পারেন না, এটা নির্দেশ যে মুহূর্তে যাই হোক না কেন কারণে এ উত্তর দেওয়া যাবেনা প্রয়োজন।

আদ্যক্ষরসমস্টি মানসিক নকশা অপব্যবহার এবং পুঁজিতে না

সেখানে ব্যবসা চিঠিপত্র, যেখানে এটি প্রেরকদের মিশ্রিত করা হয়, হাসি আকারে অনানুষ্ঠানিক লক্ষণ ব্যবহারের নেতিবাচক উদাহরণ। তাদের ব্যবহার সামাজিক নেটওয়ার্কিং এ জনপ্রিয়, কিন্তু ব্যবসা চিঠিপত্র নিয়ম আবেগ এই ধরনের প্রদর্শনী স্বাগত জানাই না, কারণ প্রাপক তাদের আসল মান জানতে পারে না, এবং যতিচিহ্ন ত্রুটি সেট তাঁকে ধারণাতীত তাদের গ্রহণ।

এছাড়া বড় হাতের অক্ষরে পাঠ্য লেখার ছেড়ে দিতে মূল্য। ইন্টারনেটে বড় হাতের অক্ষরে লেখা শব্দের একটি সেট বলা হয় "বাক্যাংশ চিৎকার" এবং এই ধরনের বাক্যাংশ প্রায়ই একটি নেতিবাচক রঙ বহন। যখন ইলেকট্রনিক ব্যবসা পত্র পড়া প্রাপক অর্থ উপলব্ধি পক্ষে খুব ক্ষতিকারক হতে হবে একটি নেতিবাচক ফন্ট বিবেচনা করা যেতে পারে। ঘটনা এই যে কোনো ব্যবসার অক্ষর, একটি বিন্দু গুরুত্বের উপর জোর উদাহরণস্বরূপ পরিচায়ক বাক্যাংশ ভালো ব্যবহার, করতে, "দয়া করে মনে রাখবেন আপনি পরে 10/02/2017 বছরের তুলনায় চুক্তির এক্সটেনশানটির নথির একটি প্যাকেজ প্রদান করতে," বা "প্রয়োজনীয় সালে দয়া করে মনে রাখবেন নথি চুক্তি সম্প্রসারণ 10.02.2017 বছর আগে জমা দিতে হবে। "

এটা তোলে ই-মেইলের মাধ্যমে সংবেদনশীল তথ্য প্রেরণ করার প্রয়োজন নেই

ব্যক্তিগত বা গোপনীয় তথ্য প্রেরণ করতে ইমেইল একাউন্ট পরিত্যাগ, যেহেতু হ্যাকার তথ্য বাধাগুলি একটি ঝুঁকি তাদের নিজস্ব উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা উত্তম। এই ধরনের তথ্য অন্তর্ভুক্ত হতে পারে: ফোন নম্বর, ক্রেডিট কার্ড, ব্যক্তিগত ব্যাংক হিসাব, ইত্যাদি পাসওয়ার্ড এটা মনে রাখা যে তথ্য সার্ভার মেইল এজেন্ট এবং হ্যাকিং চুরি করা যেতে পারে যদি মধ্যে সংরক্ষিত হয় গুরুত্বপূর্ণ ...

চিঠি অগত্যা প্রেরকের স্বাক্ষর থাকতে হবে

আগে উল্লেখ করেছে, যে ইমেল প্রেরিত হয়েছে মূর্ত স্বাক্ষর থাকা আবশ্যক। প্রায়শই মেলবক্সগুলি ডেভেলপারদের স্বাক্ষর ব্লক, যার মাধ্যমে আপনি অবস্থান, নাম এবং যোগাযোগের টেলিফোন নম্বর এ আপনার ডেটা প্রবেশ করাতে পারেন পরিচয় করিয়ে দেন। পরবর্তীকালে, ইউনিট স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল, যা টাইপ করা প্রক্রিয়া সহজ হবে শেষে প্রদর্শিত হবে। এটা একটা স্বাক্ষর করে প্রাপক প্রেরকের কাছে সঠিক ঠিকানা চিঠি দিয়ে উত্তর করতে সক্ষম হন তৈরি করতে গুরুত্বপূর্ণ। একটি স্বাক্ষর একটি উদাহরণ ভালো চেহারা হতে পারে: "বিনীত, সেলস হেড পেট্রোভ নিকোলাই Aleksandrovich, +79810000000।"

সিদ্ধান্তে অঙ্কন, এটা উল্লেখ করা উচিত, যাতে বুঝতে ই-মেইলের মাধ্যমে ব্যবসা চিঠিপত্র আচার কিভাবে, এটা না প্রয়োজনীয় অতিরিক্ত এবং জটিল উপাদানের বিকাশ হয়। এটা ঠিক শিষ্টাচার মৌলিক নিয়ম বিদ্ধ এবং রাশিয়ান ভাষা নিয়ম মেনে চলতে হবে।