রেকর্ড ব্যবস্থাপনা এবং নথি ব্যবস্থাপনা কী?

ব্যবসায় সাফল্য এর সঠিক প্রতিষ্ঠানের উপর নির্ভর করে। উভয় পরিচালকদের ও কর্মচারী যে যেমন নিম্নলিখিত বিষয়গুলি সচেতন হতে হবে। তার বৈশিষ্ট্য কি কি, কি ধরনের আছে, এবং কি প্রবিধান কর্মপ্রবাহ প্রতিষ্ঠানের বিবেচনায় নেয়া উচিত?

কি রেকর্ড ব্যবস্থাপনা হয়

কোন প্রতিষ্ঠান, মালিকানা ও বৈশিষ্ট্য নির্বিশেষে, কাগজ বিভিন্ন ব্যবসা অবশ্যই সৃষ্টি করে। এটি উভয় আদেশ এবং অক্ষর, এবং রিপোর্ট হতে পারে। তাদের সমস্ত সাংগঠনিক ও প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশন অন্তর্গত।

অফিস কাজ - প্রতিষ্ঠানের কাগজপত্র তৈরি করতে আপনার একটি কার্যকলাপ নির্দিষ্ট নিয়ম এবং প্রয়োজনীয়তা দ্বারা সঞ্চালিত। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে উদ্যোগ এই খাতে ডেডিকেটেড কর্মী, কর্মসংস্থান বরাদ্দ। ছোট সংস্থাগুলো মধ্যে সচিব ফাংশন প্রায় কোনো কর্মচারী উপর স্থাপন করা যেতে পারে।

আপনি পরিভাষা (কি নিম্নলিখিত বিষয়গুলি) সারাংশ বুঝতে পারেন, তাহলে এটা স্পষ্ট হয়ে শব্দের উৎপত্তি হয়। এই সর্বোপরি সরকারী তথ্য একটি উপাদান ক্যারিয়ারে স্থায়ীকরণ। এই প্রক্রিয়া চলাকালীন সৃষ্টি সাংগঠনিক ও প্রশাসনিক দস্তাবেজ, যা পরবর্তীতে নির্দিষ্ট কর্ম আরম্ভ করে।

শব্দ "করণিক" একটি দীর্ঘ সময়ের জন্য হাজির, কিন্তু শুধুমাত্র গত শতাব্দীর মাঝখানে, আনুষ্ঠানিকভাবে আকৃতি গ্রহণ রাষ্ট্রীয় পর্যায়ে প্রবিধান সংশোধন করা হচ্ছে।

অফিস ব্যবস্থাপনা এবং নথি ব্যবস্থাপনা - এটা কি?

সংগঠন আইন স্বাধীনভাবে উপস্থিত হতে পারে না। এটা সবসময় একটি রেকর্ড ব্যবস্থাপনা এবং নথি ব্যবস্থাপনা নেই। এটা কি, কি স্থানান্তর কাগজ বৈশিষ্ট্য, তাদের কিভাবে ব্যবস্থা? সচিব, শিল্পীর, কর্মচারীবৃন্দ বিভাগের কর্মচারী: এই সমস্যাগুলি বিশেষজ্ঞদের দ্বারা মীমাংসিত হয়।

ব্যবসা চিঠিপত্র একটি বাস্তব মাধ্যমে উপর স্থাপন তথ্য, একটি কাগজ বা ইলেকট্রনিক যন্ত্র সৃষ্টি জড়িত। আন্দোলন আদেশ বা সম্পাদন তার সৃষ্টি কাছ থেকে চিঠি এবং আর্কাইভ বা ধ্বংস পাঠানোর - তার বেস এ কর্মপ্রবাহ সংগঠন নির্মিত হয়।

কর্মচারী এবং প্রতিষ্ঠানের নথির ব্যবস্থাপনা থেকে সম্মান সঙ্গে ব্যবসা কাগজপত্র জায়গা হিসাবে বহিরাগত এবং অভ্যন্তরীণ বিভক্ত করা হয়। উৎস থেকে পথ এগিয়ে আদেশ উপর নির্ভর করে, চিঠি হবে।

অভ্যন্তরীণ ডকুমেন্ট সংগঠন নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি থাকে:

• প্রকল্পের নথি সৃষ্টি;
• সমন্বয় সাধন;
• খসড়া Document Signing, নিচে তারিখ এবং নির্বাণ নিবন্ধন সংখ্যা; রেজিস্ট্রেশনের মুহূর্ত থেকে আনুষ্ঠানিকভাবে প্রকাশিত ও মৃত্যুদন্ড জন্য গৃহীত বিবেচনা করা হয়;
• অপরাধীদের ও নজরদারি আনতে;
• আদেশ মৃত্যুদন্ড কার্যকর;
• সঞ্চয় করার জন্য দস্তাবেজ, সময়জ্ঞান অপরিহার্যতা উপর নির্ভর করে সঞ্চালনের নিবন্ধন;
• মেয়াদ শেষ হয়েছে অথবা সংরক্ষণ জন্য তাদের নকশা সঙ্গে বাণিজ্যিক নথি ধ্বংস।

সামগ্রিকভাবে অনুরূপ, কিন্তু কিছু পার্থক্য আছে বাহ্যিক দলিল পর্যায়ে:

• বাইরে থেকে কোম্পানী প্রদান করা নথি। এই কাগজ পিতা বা মাতা এবং শিশু, শাখা, কর্মকর্তা কর্তৃপক্ষ, আদালতের আদেশ নাগরিকদের থেকে চিঠির কর্তৃপক্ষ থেকে প্রবিধান হতে পারে।
• সকল ব্যবসার নিবন্ধীকরণ সংক্রান্ত পদ্ধতি ভুগা প্রয়োজনীয় কাগজপত্র সাংগঠনিক পাওয়া গেছে। এটা তোলে নিশ্চিত করে যে তারা নিয়ন্ত্রণে নেয়া হয়।
• পরবর্তী ধাপে দস্তাবেজ, ভূমিকা বা কর্মক্ষমতা প্রয়োজনীয়তা সঙ্গে কাজ হয়।
• যদি প্রয়োজন হয় তাহলে, একটি আনুষ্ঠানিক প্রতিক্রিয়া তৈরি করা হয়।
• শেষ পর্যায়ে - দীর্ঘ বা মহাফেজখানায় স্টোরেজ, এবং পরিণামস্বরূপ ধ্বংস উপর অঙ্কন।

উপরন্তু, সংগঠনের ব্যবস্থাপনা থেকে সম্মান সঙ্গে নথির ধরনের অনুসরণ করছেন:

• উর্ধ্বগামী - শাসকদের (ব্যাখ্যামূলক নোট) এর ক্রীতদাস থেকে;
• নিম্নগামী - কর্মচারী (আদেশ) এর ব্যবস্থাপনা থেকে;
• অনুভূমিক - সমান অবস্থানের (প্রেরিত, প্রোটোকল) মধ্যে।

নথির সকল পর্যায়ে সচল বিশেষ পত্রিকা লিপিবদ্ধ হয়। তারা বিভিন্নরূপে করা সম্ভব:

• এর রেজিস্টার আন্দোলন নথি;
• কার্ড নথি;
• ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট সংগঠনের বেশীরভাগ সবচেয়ে সাধারণ।

আদালত বিচারকার্য বৈশিষ্ট্য

অনেক কি আইনি নিম্নলিখিত বিষয়গুলি ভাবছি, এবং কিভাবে এটা মোট থেকে পৃথক। কোর্ট কেস - এটা নথি এবং উপাদান প্রমাণের একটি কিছুটা ভিন্ন সেট। যথাযথ স্টোরেজ এবং আন্দোলন বিচারিক ব্যবস্থার স্বচ্ছতা প্রদান করে। ট্রায়াল করণিক সাংগঠনিক অসদৃশ স্বেচ্ছাসেবী হতে পারে। এটা তোলে অনুমোদিত ব্যক্তিদের দ্বারা পরিচালিত হয় এবং কঠোরভাবে নিয়ন্ত্রিত হয়। তার জন্য, নিয়ন্ত্রক এবং ভাল ধ্বংসের মুখে ঠেলে সমস্ত ধাপ সংজ্ঞায়িত।

সম্পাদক কার্যাবলী

কি নিম্নলিখিত বিষয়গুলি এবং নিম্নলিখিত বিষয়গুলি কোম্পানির কর্মচারীদের অধিকাংশ খুব অস্পষ্ট ধারণা। পেশাদারী কার্যকলাপ - এই একই সচিব জন্য।

সচিবালয় উদ্যোগের মৌলিক কাজ কর্ম সম্পাদন নথি ব্যবস্থাপনা। আকৃতি এবং কাজ সংগঠন রেকর্ড পালন সেবা ব্যবসার বৈশিষ্ট্য এই ধরনের বিভক্ত করা হয়:

• কেন্দ্রীভূত - সব সচিব একই বিভাগের এবং বিষয়-চিফ করণিক কর্মী বা জ্যেষ্ঠ সচিব রয়েছেন।
• বিকেন্দ্রীভূত - সচিব ও কর্মচারীদের তাদের কর্তব্য, সংগঠন এবং বিভিন্ন উর্ধ্বতনদের সাপেক্ষে অংশগুলি জুড়ে ছড়িয়ে অনুষ্ঠানে যোগ দেন।
• মিশ্র - এটা বড় বড় সংগঠনের মধ্যে সবচেয়ে সাধারণ।

বৈশিষ্ট্য নথি কোম্পানী সরাসরি কি সচিবালয় গৃহীত গঠন উপর নির্ভর করবে।

অফিস-কাজের উপর নির্দেশ

আকার ও মালিকানা আকারে না কেন, কোনো সংগঠনের একটি আদর্শ নথি আন্দোলন রেগুলেটিং অ্যাক্ট হতে হবে। কি রেকর্ড ব্যবস্থাপনা নির্দেশ, এবং কিভাবে করতে? সচিবদের কিন্তু নেতাদের মধ্যে না শুধুমাত্র উদ্বেগের এই সমস্যা হয়।

অফিস-কাজের উপর নির্দেশ - এই সংগঠনের অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ আদেশ বা নির্দেশ ম্যানুয়াল, চিরস্থায়ী কর্ম দ্বারা অনুমোদিত হয়। এটা তোলে বানান আউট নথির উত্তরণ সকল পর্যায়ে, পোস্ট তালিকা, যার স্বাক্ষর সরকারী দস্তাবেজ, উপস্থাপন নকশা নমুনা ঐ খালি ও ফর্ম এ প্রমাণীকৃত করতে পারেন।

রেকর্ড পালন

দস্তাবেজ (প্রতি বছরে কম 200) একটি নিম্ন স্তরের সঙ্গে ছোট সংগঠন যে এই রেকর্ড পালন কোন প্রশ্ন। সবকিছু বাহিনীর কর্মীদের নিজেদের, বা এমনকি মাথা সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়।

রেকর্ড পালন বাধ্যবাধকতা সরাসরি কর্মচারী জন্য নয় এবং তার কর্মসংস্থান চুক্তিতে বানান আউট না হলে, এটি একটি ফরমান তাদের কার্যাবলী ন্যাস ইস্যু করা প্রয়োজন। এই দস্তাবেজটি দায়িত্বের অতিরিক্ত দায়িত্ব ও ক্ষতিপূরণ আঁকা বিস্তারিত উচিত নয়।

স্টাফ রেকর্ড বৈশিষ্ট্য

আপনার প্রতিষ্ঠানের একটি একক কর্মী পরিচালনা পারেন, নিশ্চিত করুন যে আপনি কর্মসংস্থান কাগজপত্র তৈরি করবে না। কি এইচআর আউটসোর্সিং প্রশ্নে, কর্মচারী অল্প সংখ্যক সঙ্গে কোম্পানীর জন্য বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ।

এইচআর আউটসোর্সিং - কর্মচারীদের নিয়োগ এর সাথে সম্পর্কিত নির্দিষ্ট দলিলের আন্দোলন নিশ্চিত করা। পার্সোনেল বিভাগের - সাধারণত, এই দায়িত্ব একটি বিশেষ ইউনিট দ্বারা সম্পাদিত। তাদের কার্যাবলী অভ্যর্থনা, প্রক্রিয়াকরণ এবং সঞ্চয় করার অন্তর্ভুক্ত এইচআর নথি। ব্যক্তিগত তথ্য প্রক্রিয়াকরণ যা গোপন রাখা হবে সহ।

পার্সোনেল নিম্নলিখিত বিষয়গুলি সাধারণত গোপনীয়তা এবং স্টোরেজ বৈশিষ্ট্য নিয়ম সামগ্রিক সম্মতি থেকে আলাদাভাবে করেন।

অফিসে অপ্টিমাইজেশান

ডিজিটাল প্রযুক্তির দ্রুত উন্নয়ন সত্ত্বেও, অনেক সংগঠন কর্মপ্রবাহ নিখুত কঠিন। সেকেলে কাগজ চিঠিপত্রের নেতৃত্ব এবং নিয়মিত লগ আচার চলতে।

এই কারণে দুটো কারণ হল:

• নতুনত্ব এন্টারপ্রাইজ কর্মচারীদের প্রতিরোধের;
• ফাইনান্স অভাব।

পরিচালকের মনে রাখা উচিত যে যথেষ্ট বিনিয়োগ দিয়ে চেষ্টা অপ্টিমাইজেশান উল্লেখযোগ্য দেয় অর্থনৈতিক প্রভাব।